Il cloud computing è un modello di fornitura di risorse informatiche tramite Internet. Invece di ospitare dati, applicazioni e servizi su server locali o dispositivi fisici, il cloud computing consente di accedere e utilizzare tali risorse in remoto tramite la rete.
In altre parole, il cloud computing è come un grande archivio virtuale o un centro dati online in cui vengono conservati dati, software, applicazioni e servizi. Questi possono essere facilmente accessibili e utilizzati da utenti e organizzazioni attraverso Internet, senza dover preoccuparsi della gestione fisica dell’infrastruttura.
L’introduzione di strumenti cloud nelle organizzazioni no profit può portare numerosi miglioramenti significativi in diversi aspetti delle loro operazioni e del loro impatto sociale:
- Accessibilità e mobilità: Grazie al cloud, i membri del team e i volontari possono accedere ai dati, alle applicazioni e alle risorse dell’organizzazione da qualsiasi luogo connesso a Internet. Ciò consente una maggiore flessibilità e mobilità, permettendo alle persone di lavorare in modo più efficiente e di partecipare alle attività anche quando si trovano fuori sede.
- Collaborazione migliorata: Le piattaforme cloud favoriscono la collaborazione tra team e dipartimenti all’interno dell’organizzazione. Gli utenti possono lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti, condividere informazioni in tempo reale e mantenere una comunicazione efficace attraverso strumenti come e-mail, chat e videoconferenze.
- Riduzione dei costi di infrastruttura: Le organizzazioni no profit spesso hanno risorse finanziarie limitate. Con il cloud computing, possono evitare di investire in costosi server e infrastrutture fisiche. Esistono inoltre diverse agevolazioni che, asseconda della grandezza dell’organizzazione, possono permettere un accesso a questi servizi a costo zero, riducendo o azzerando i costi complessivi di gestione e manutenzione.
- Sicurezza dei dati: Le piattaforme cloud di qualità offrono robuste misure di sicurezza per proteggere i dati delle organizzazioni no profit. I dati vengono spesso replicati su più server e backup regolari riducono il rischio di perdita di informazioni cruciali in caso di guasti hardware.
- Gestione dei progetti: Le app di gestione dei progetti basate su cloud consentono una migliore pianificazione, monitoraggio e valutazione delle iniziative dell’organizzazione. Ciò aiuta a ottimizzare l’utilizzo delle risorse e a raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.
- Aggiornamenti automatici e supporto tecnico: Con il cloud computing, gli strumenti e le piattaforme sono costantemente aggiornati con le ultime versioni e funzionalità. Inoltre, molte piattaforme cloud offrono supporto tecnico dedicato, fornendo assistenza rapida e professionale in caso di problemi.
Ecco 5 soluzioni cloud che possono da subito essere inserite all’interno dei processi lavorarivi di una NoProfit a costo zero:
Sono diverse le agevolazioni che una NoProfit buò usufruire per accedere a servizi, app, piattaforme cloud a costo zero, ve ne proponiamo 5 individuando ambiti di utilizzo:
1.Collaborazione, interazione e gestione documentale:
Nella quotidianità di una qualsiasi organizzazione NoProfit c’è costantemente l’esigenza di interagire, condividere flussi di lavoro, comunicare, la migliore soluzione digitale, accessibile gratuitamente per le NoProfit è Google Workspace, precedentemente conosciuto come G Suite, è una suite di strumenti di produttività basati su cloud sviluppata da Google. Essa comprende una serie di applicazioni e servizi progettati per migliorare la collaborazione e l’efficienza nelle aziende e nelle organizzazioni:
- Gmail: Un servizio di posta elettronica professionale con una capacità di archiviazione generosa e una funzionalità di ricerca avanzata. Gmail è ampiamente utilizzato per la comunicazione interna ed esterna.
- Google Drive: Uno spazio di archiviazione cloud sicuro in cui gli utenti possono salvare e condividere documenti, fogli di calcolo, presentazioni, file multimediali e altro ancora. Google Drive facilita la collaborazione in tempo reale tra i membri del team.
- Google Docs, Sheets e Slides: Applicazioni di elaborazione testi, fogli di calcolo e presentazioni simili a Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Consentono la creazione e la modifica di documenti direttamente nel browser, facilitando la collaborazione tra più utenti contemporaneamente.
- Google Meet: Una piattaforma per videoconferenze e chiamate audio, che permette di organizzare riunioni virtuali con colleghi o partecipare a chiamate da qualsiasi luogo.
- Google Calendar: Un calendario digitale che permette di programmare e condividere eventi, appuntamenti e riunioni con facilità.
- Google Forms: Uno strumento per creare sondaggi e questionari online, che può essere utilizzato per raccogliere feedback da colleghi, clienti o utenti.
- Google Chat: Una piattaforma di messaggistica istantanea e di gruppo che favorisce la comunicazione in tempo reale tra i membri del team.
Cosa può fare da subito una NoProfit integrando Google WorkSpace nei propri processi di lavoro?
- Utitlizzare tutte le funzionalità che offre gmail in account aziendali (con dominio dell’associazione) condivisi e protetti
- Dare l’opportunità a tutti i collaboratori, soci e volontari, di beneficare di uno spazio di archiviazione dove poter condividere e salvare file
- Gestire e condividere calendari, agende e flussi di lavoro
- Interagire e comunicare attraverso videoconferenze dalla durata illimitata
- Elaborare e condividere documenti testuali e multimediali realizzabili anche in forma collaborativa
Come la mia NoProfit può ottenere Google WorkSpace gratuitamente?
Accreditandosi al programma Google per il NoProfit potrai beneficare dell’intera suite Google workspace con le seguenti opzioni:
- Indirizzi email professionali sul dominio della tua organizzazione non profit
- Riunioni video con 100 partecipanti
- 30 GB di spazio di archiviazione sul cloud per utente
- Controlli di gestione e sicurezza
- Assistenza Standard
La procedura di accreditamento è dettagliatamente spiegata sulla piattaforma (clicca qui), per velocizzare la procedura, se non lo hai ancora fatto, accredita prima la tua organizzazione su TechsoupItalia.
2.Archiviazione e condivisione di file:
L’archiviazione di file, multimedia, dati nell’era del web 3.0 diventa di fondamentale importanza, anche per le organizzazioni NoProfit, spesso alle prese con la difficoltà di disporre di spazio dove poter archiare ad esempio le foto e i video delle attività, le relazioni, i verbali, i bilanci dell’associazione. Anche in questo caso la Google Workspace, con Drive, mette a disposizione 30 GB per utente dell’organizzazione, ma, in alternativa, proponiamo due validi strumenti:
- Box.org è la versione dedicata alle organizzazioni non profit del servizio di collaborazione e archiviazione cloud noto come Box. Box.org offre uno spazio di archiviazione sicuro e condiviso in cloud (100GB), che consente alle organizzazioni no profit di condividere e gestire documenti, file multimediali e dati in modo efficiente.
- Mega è un servizio di archiviazione cloud che si concentra sulla sicurezza e la privacy dei dati. Offre uno spazio di archiviazione gratuito di 20 GBin cui gli utenti possono conservare i propri file e documenti online in modo sicuro grazie al sistema di crittografia end-to-end.
Cosa può fare da subito una NoProfit integrando Box o Mega nei propri processi di lavoro?
- Disporre di uno spazio di back up sicuro, protetto e accessibile
- Poter tenere al sicuro gli archivi di dati, file, prodotti multimediali dell’associazione
Come la mia NoProfit può ottenere Box e Mega gratuitamente?
- Per ottenere Box.org gratuitamente basta accreditarsi su Techsoup Italia (clicca qui), si potrà disporre di un piano perpetuo gratuito ma anche beneficiare di altre 3 opzioni pià complesse a prezzi molto agevolati
- Mega non ha un programma dedicato alle NoProfit, tuttavia, la registrazione gratuita mette a disposizione delle organizzazioni 20GB di spazio con un sistema di protezione molto efficiente, basta solo registrarsi!
3.Trasferimento e invio file di grossa dimensione
Capita sempre più spesso di dover inviare file di grossa dimensione, potrebbe essere un album fotografico da mandare a un socio, un video ad alta risoluzione da condividere in una mailing list, una pubblicazione da inviare a una stamperia, insomma file molto pensanti che le tradizionali mail non consentono di allegare. Per velocizzare questo tipo di procedure, che, a volte possono essere fastidiose, proponiamo due servizi completamente gratuiti:
- We Transfer: un servizio di trasferimento di file basato su cloud che consente agli utenti di inviare grandi file (fino a 2GB) a destinatari in tutto il mondo. La piattaforma offre un’interfaccia intuitiva e facile da usare, dove gli utenti possono caricare i propri file, inserire l’indirizzo email del destinatario e inviare il link per il download.
- Swiss Transfer: sostanzialmente offre lo stesso servizio di We Transfer, ma permette l’invio di file fino a 50GB
Cosa può fare da subito una NoProfit integrando WeTransfer o SwissTransfer nei propri processi di lavoro?
Mediamente, quando un file viene allegato a una mail, se supera i 10 mb, solitamente ci sono problemi di trasferimento, a seconda del servizio di posta, ogni azienda offre già diverse soluzioni, tuttavia questi due servizi proposti sono molto smart e non richiedono troppi passaggi di registrazione o di usabilità, nè per chi invia nè per chi riceve. Ci si può sempre trovare nelle condizioni di dover inviare file di grossa dimensione, con We Transfer e Swiss Transfer zero problemi, zero procedure, massima sicurezza.
Come la mia NoProfit può ottenere We Transfer o Swiss Transfer gratuitamente?
Entrambe le piattaforme, pur avendo dei piani a pagamento, offrono il loro servizio gratuitamente, è bene ricordare che, una volta inviato/trasferito il file, questi resteranno disponibili solo per qualche giorno per il download, entrambi i sistemi segnalano al mittente il tempo di disponbilità per il download del file trasferito e la conferma che questo sia stato scaricato dal destinatario.
4.Creazione contenuti
Produrre e condividere contenuti digitali in grado di promuovere attività, campagne, iniziative delle organizzazioni, diventa un’esigenza quasi quotidiana, poterli realizzare in modo rapido e intuitivo, senza competenze di progettazione avanzate diventa un’occasione da non perdere.
Con la sua vasta gamma di modelli e risorse, Canva è uno strumento versatile e accessibile che può essere utilizzato per una varietà di scopi, rendendo più facile e conveniente realizzare progetti grafici accattivanti e professionali: dalle locandine alle brochure, da piccoli video a storie social, da caroselli ai biglietti da visita.
Cosa può fare da subito una NoProfit integrando Canva nei propri processi di lavoro?
- Realizzare prodotti di comunicazione in modo professionale da condividere sui canali social o da stampare
- Collaborare con altri soci o professionisti per migliorare la qualità della comunicazione dell’organizzazione
- Realizzare prodotti di qualità senza ricorrere a competenze specifiche e costose
Come la mia NoProfit può ottenere Canva gratuitamente?
Per tutte le organizzazioni NoProfit la versione PRO di Canva è gratuita, basta fare una piccolissima procura di accreditamento accessibile cliccando qui
5.Collaborazione e project management
Quante volte, durante le riunioni, nei nostri contesti associativi, si sentono frasi del tipo:
- Manca la comunicazione interna…
- Io non ne sapevo nulla!
- La mano destra non sa cosa fa la mano sinistra!
- Ma dove è stato deciso di fare questa cosa?
Oggi, grazie alle innumerevoli opportunità offerte dal web, esistono piattaforme collaborative e strumenti utili per migliorare la produttività e la comunicazione all’interno di team e progetti. Ecco due soluzioni a costo zero:
- Trello: una piattaforma di gestione progetti basata su bacheche visive e collaborative. Un approccio visivo che facilita la visualizzazione e il monitoraggio delle attività in corso. Le bacheche possono essere condivise con altri membri del team, consentendo una collaborazione efficace e in tempo reale. Gli utenti possono assegnare compiti, aggiungere commenti, caricare allegati e impostare scadenze per mantenere il team informato e organizzato. Trello è adatto per vari progetti, dalla gestione di attività quotidiane a progetti più complessi, in quanto offre una struttura flessibile e adattabile alle diverse esigenze di lavoro.
- Slack: una piattaforma di comunicazione collaborativa e di chat che favorisce la comunicazione interna nelle organizzazioni. Con Slack, gli utenti possono creare canali per progetti specifici, reparti o argomenti di interesse, facilitando la comunicazione e la collaborazione all’interno dell’organizzazione. Slack supporta anche le chat di gruppo e le chiamate vocali o video, consentendo riunioni virtuali o comunicazioni dirette tra i membri del team.
Cosa può fare da subito una NoProfit integrando Trello o Slack nei propri processi di lavoro?
- Migliorare i processi di lavoro
- Velocizzare passaggi ed evitare problemi nella comunicazione interna
- Rendere sempre accessibili e visionabili i progetti e le attività in corso nell’organizzazione
- Favorire flussi di lavoro più smart
Come la mia NoProfit può ottenere Canva gratuitamente?
- Trello non ha un piano per le NoProfit, tuttavia la versione basic, che richede la sola registrazione, offre strumenti e risorse sufficienti per partire e ottenere risultati concreti
- Slack consente alle NoProfit di beneficiare del piano PRO gratuitamente, anche in questo caso, è possibile accedere a questa opportunità tramite TechSoup Italia
La trasformazione del NoProfit è possibile, in breve tempo e con pochissime risorse!
Non servono grossi investimenti oggi per accedere alle soluzioni digitali utili per la crescita di un’organizzazione, nell’ambito del cloud comuting abbiamo offerto diverse opzioni che possono da subito essere applicate nelle organizzazioni NoProfit.
Ovviamente è fondamentale in queste scelte acquisire le giuste competenze per l’usabilità e condividere idee e metodi di lavoro con il proprio team di volontari, soci o donatori. Al CeSVoP ci impegnamo tutti i giorni per favorire la crescita di una cultura digitale nelle piccole e medie realtà NoProfit, lo facciamo con servizi, consulenze ma soprattutto con la formazione #VolontariDigitali.